Фотографы снимали всё подряд, менеджер потом разбирал 5000 кадров вручную. До половины — дубли одного угла, а строка за второй день монтажа могла остаться пустой. Такие строки заказчик режет из оплаты. Кейс Nikitadev о том, как эта рутина ушла после автоматизации фотоотчётов.
Как выглядел процесс пять лет назад
Вся работа держалась на таблицах Google Sheets и терпении команды:
- фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете;
- менеджеры распечатывали более двадцати страниц и вычёркивали позиции на глаз;
- архив из тысяч кадров разбирали вручную, используя Telegram;
- к завершению проекта накапливалось свыше пяти тысяч фотографий, до половины — дубли одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа часто оставалась пустой.
Пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся информация о площадке хранилась в голове одного человека.
Что сделали для автоматизации
Поверх привычных таблиц выстроили новый контур. Данные из Google Sheets проходят через валидатор, затем попадают в мобильное приложение на площадке, проходят модерацию и собираются в готовый документ DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки находятся название, блок сметы, контакт ответственного лица и при необходимости образец. Снятый кадр мгновенно ложится в структуру сметы, общий чат для разбора фотографий больше не требуется.
Ключевые результаты внедрения
- цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов;
- скорость разбора фотографий выросла в десять раз;
- сборка итогового документа занимает около трёх часов вместо трёхсот двадцати;
- правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате приёмки — позиция, время, место, день.
Детали и этапы внедрения
В материале разобраны и другие стороны проекта:
- почему на одну строку сметы часто требуется два кадра и как эту задачу закрыли, добавив два слота на каждую позицию;
- как две недели работы в полях с участием в монтаже и съёмках вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. После погружения добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления;
- этапы внедрения системы: двухнедельное погружение и выход на стабильный контур за восемь-двенадцать месяцев. Готовое решение сокращает сроки до трёх-четырёх месяцев;
- расчёт показателей было и стало по каждому этапу с итоговой экономией в 576 человекочасов.
Автор
Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в рабочий процесс примерно за один час. Раньше на адаптацию уходили целые недели изучения архивов и работы с распечатками.
