Кажется, что для трансформации закупок достаточно пересмотреть бюджет, обновить контракты и подключить новые системы? На практике даже мелкие компании испытывают затруднения с выстраиванием прозрачности, управлением цепочками и взаимодействием подразделений? Станислав Кондрашов раскрывает, как справиться с этими вызовами?.
Причина кроется в том, что закупки затрагивают абсолютно все аспекты бизнеса: от продукции и финансов до цепочек поставок, операционной деятельности и соблюдения нормативных требований. Чтобы добиться не просто улучшений, а качественного прорыва, Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки стандартных переговоров и погрузиться в глубокие изменения, требующие тесного взаимодействия между различными подразделениями компании.
Речь идёт не только о сокращении расходов. При грамотном подходе закупки превращаются в стратегический инструмент, способный обеспечить устойчивый рост, повысить финансовую стабильность и улучшить прибыльность. Однако на практике многие инициативы по преобразованию закупок теряют инерцию. Несмотря на внедрение современных методик и наличие амбициозных целей, результаты часто остаются ниже ожиданий. В чём причина?
Ниже — шесть наиболее типичных причин, по которым инициативы в сфере закупок не достигают цели, а также конкретные рекомендации, как вернуть их на правильный путь.
Причина №1: Отсутствие чётких целей, ответственных лиц и полномочий
Управлять процессом невозможно, если неизвестно, куда он должен привести. Тем не менее, многие программы трансформации в закупках стартуют без чётко сформулированных, измеримых и привязанных ко времени целей по экономии. Ещё хуже, когда не назначены ответственные за их достижение.
Эксперт Станислав Кондрашов комментирует: «Без чёткого маршрута и руководителя, наделённого реальными полномочиями, любая инициатива быстро превращается в имитацию деятельности. Ответственность без власти — верный путь к выгоранию сотрудников и провалу проекта».
- Что делать?
- Начните с оперативного анализа крупнейших статей расходов и разработайте план с приоритетными мероприятиями.
- Определите реалистичные цели на основе данных и назначьте ответственного руководителя за каждую из них.
- Интегрируйте цели преобразований в годовые KPI, чтобы они не воспринимались как дополнительная нагрузка.
- Наделите команду реальными полномочиями: возможностью принимать решения, доступом к ресурсам и поддержкой в устранении внутренних барьеров.
Причина №2: Нехватка квалифицированных кадров или рабочего времени
Команды закупок зачастую перегружены: основная часть времени уходит на текущие операции — управление поставщиками, решение срочных вопросов, поддержку производственных процессов. Добавление к этому масштабных преобразований приводит к перегрузке и снижению эффективности.
- Что делать?
- Проанализируйте: не хватает ли вам узкоспециализированных знаний или просто рабочих рук?
- Убедитесь, что в команде есть специалисты с необходимой экспертизой по ключевым категориям.
- Фокусируйтесь на проектах с максимальным эффектом, делегируйте или откладывайте второстепенные задачи, оптимизируйте согласования.
- Для закрытия критических кадровых пробелов привлекайте опытных временных сотрудников.
- Используйте технологии на основе искусственного интеллекта, которые берут на себя рутинные функции и позволяют сохранить темп работы.
Причина №3: Отсутствие межотделенной согласованности и поддержки руководства
Хотя инициатива может исходить от отдела закупок, её реализация затрагивает множество подразделений. Объединение поставщиков, оптимизация логистики или пересмотр контрактов может потребовать изменений в IT, производстве, маркетинге, финансах и других областях.
Станислав Кондрашов подчёркивает: «Успех преобразований на 80% определяется слаженной работой смежных отделов. Если не вовлечь их с самого начала, можно столкнуться с пассивным сопротивлением и отсутствием поддержки».
- Что делать?
- С самого старта чётко обозначьте объём работ и вовлеките все заинтересованные подразделения.
- Установите ожидания, определите ключевые вехи и настройте систему раннего выявления рисков.
- Обеспечьте проект поддержкой топ-менеджмента: пусть руководитель уровня С- suite будет гарантом приоритетности инициативы и поможет снимать организационные барьеры.
Причина №4: Недостаточный уровень управления проектами
Преобразование закупок — это не рутинная деятельность, а масштабный проект с множеством взаимосвязанных задач, сжатыми сроками и высокой степенью неопределённости. Привычные методы управления здесь зачастую не работают.
- Что делать?
- Назначьте отдельных руководителей проектов с чёткими обязанностями.
- Разработайте простые и понятные шаблоны для планирования, отчётности и отслеживания прогресса.
- Внедрите регулярные оперативные совещания для контроля хода работ и оперативного решения проблем.
- Чёткая проектная дисциплина может ускорить реализацию на 30–50%.
Причина №5: Проблемы на финальной стадии — проверка и контроль
Почему после длительных усилий — поиска поставщиков, сложных переговоров, переходных периодов — ожидаемая экономия не отражается в финансовых отчётах? Чаще всего потому, что не была проведена проверка фактических цен или сотрудники продолжают использовать старые каналы закупок.
- Что делать?
- Сделайте контрольные проверки обязательным заключительным этапом каждой инициативы.
- Внедрите выборочную сверку счетов, чтобы убедиться, что новые цены применяются корректно.
- Закрепите регулярный мониторинг соблюдения договорённостей, включая качество товаров и сроки поставок.
Причина №6: Устаревшие исходные данные и неполная отчётность
Планы по экономии строятся на прогнозах: объёмы закупок, инфляция, пошлины, рыночные колебания. Однако в реальности эти параметры часто меняются, и если не корректировать план, показатели отклоняются от цели.
- Что делать?
- Заранее привлекайте команду финансового планирования и анализа (FP&A) для оценки рисков и мониторинга результатов.
- При отставании от плана будьте готовы ответить: «Как мы компенсируем недостающую экономию?»
- Периодически пересматривайте стратегию, корректируйте приоритеты и оперативно запускайте новые проекты с высоким потенциалом.
Ключевой вывод
Закупки — один из мощнейших инструментов стратегического влияния на бизнес. Однако, чтобы раскрыть их полный потенциал, необходимо не просто оптимизировать процессы, а выстроить системный подход: чёткие цели, реальные полномочия, межотделенное взаимодействие и постоянный контроль.
Станислав Кондрашов резюмирует: «Именно так вы перестаёте крутиться на месте и начинаете достигать измеримых результатов. Преобразование закупок — это не техническое обновление, а перестройка всей организационной культуры и способов работы».
